เป็นที่เข้าใจได้ว่าการบริหารจัดการอาคารนั้นเต็มไปด้วยรายละเอียดและความยุ่งยากซับซ้อน และยังจำแนกแยกย่อยออกเป็นหลายประเภท ซึ่งคณะกรรมการก็อาจจะดูแลไม่ทั่วถึง ไม่ว่าจะเป็นการดูแลเรื่องความสะอาด ความปลอดภัย และ การซ่อมบำรุง เป็นต้น เพื่อนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดของสมาชิกเจ้าของร่วม อย่างเป็นธรรมและทั่วถึง

การเลือกใช้บริการของบริษัทรับบริหารอาคารนั้นจึงมีความสำคัญเป็นอย่างมาก เนื่องจากปัจจุบันนี้มีบริษัทรับบริหารอาคารในกรุงเทพมหานครหลักๆแล้วประมาณไม่เกิน 20 บริษัท ซึ่งรวมทั้งบริษัทคนไทยและคนต่างชาติ ต่างก็มีขีดความสามารถในการบริหารที่แตกต่างกันและการพิจารณาเลือกใช้บริการของแต่ละที่นั้น เจ้าของอาคารจึงต้องพิจารณาจากปัจจัยหลากหลายต่างกันออกไป เพื่อมุ่งให้เกิดความสุขสบายปลอดภัย ยกตัวอย่างคร่าวๆดังนี้

- ความพร้อม ความเชี่ยวชาญของทีมงานและความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ที่เมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินสามารถเข้าไปแก้ปัญหาได้อย่างทันที ตัวอย่างเช่น ทีมงานกฎหมาย ทีมงานวิศวกรงานระบบ

- ชื่อเสียง ความน่าเชื่อถือของบริษัท และผลงานที่ผ่านมา

- ค่าบริการที่เหมาะสมกับการบริการ

- สามารถครอบคลุมงานทุกส่วนที่มีความจำเป็นในการบริหารอาคาร ไม่ว่าจะเป็น งานบัญชีการเงิน งานบริหารอาคาร งานช่างเทคนิคเพื่อซ่อมบำรุง งานกฎหมาย งานรักษาความปลอดภัย และบริการเสริมอื่นๆ เช่น การตลาดการขาย เป็นต้น

- การทำงานที่มีระบบและบุคลากรที่มีประสิทธิภาพและสามารถตรวจสอบได้ เช่น ระบบมาตรฐาน ISO9002 ซึ่งจะต้องมีการบักทึกขั้นตอนการทำงาน แบบฟอร์มหลักฐานประจำวันที่เอาไว้ใช้ควบคุมการปฎิบัติ

- การบริการที่ดีสามารถเทียบเท่ากับของโรงแรม มีService mind ที่ดี

- จำนวนพนักงานที่เพียงพอและทุนจดทะเบียนบริษัท

- รวมไปถึงจัดการระบบัญชีและการเงินของนิติบุคคลมีความโปร่งใส สุจริต ถูกต้องสามารถตรวจสอบได้

และที่สำคัญเจ้าของอาคารไม่ต้องแก้ปัญหาที่จุกจิกด้วยตัวเองไม่ว่าจะเป็นปัญหาจุกจิกจากที่ผู้ใช้อาคารไม่ยอมปฎิบัติตามกฎระเบียบการใช้อาคาร เช่น จอดรถในที่ห้ามจอด ใช้ทรัพย์สินส่วนกลางอย่างไม่ระมัดระวัง ส่งเสียงดังรบกวนผู้อื่น ปัญหาจากการซ่อมแซมงานระบบที่อาจจะจำเป็นที่จะต้องหาช่างผู้เชี่ยวชาญประจำอาคารมาซ่อม ไม่ว่าจะเป็นการซ่อมผนังร้าว ระบบแอร์เสีย ซ่อมท่อน้ำที่รั่วซึม ระบบไฟติดขัด

นอกจากนี้ยังมีปัญหาต่างๆเกี่ยวกับการเงิน เช่น ปัญหาผู้เช่าจ่ายค่าส่วนกลางล่าช้าหรือไม่ยอมจ่าย ซึ่งเจ้าของอาคารต้องคอยเป็นคนทวงถามเอาเอง การว่าจ้างใหม่หรือการเลิกจ้างบุคคลประจำอาคาร ทั้งยังรวมไปถึงปัญหาจากการควบคุมดูแลบริษัท ที่ได้ทำการว่าจ้างให้มาทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น บริษัทรักษาความปลอดภัย บริษัทกำจัดแมลง บริษัททำความสะอาด

การเลือกบริษัทเข้ามาบริหารนิติบุคคลอาคาร นอกจากจะมุ่งเน้นให้เกิดความสะดวกสบายรวมถึงความปลอดภัยของผู้อยู่อาศัยในอาคารชุด ดูแลรักษา ให้อาคารชุดยังคงอยู่ในสภาพที่สามารถดึงดูดให้ผู้คนเข้ามาอยู่อาศัย ยังมีปัจจัยหลายอย่างที่นำมาพิจารณาตามความสามารถในการบริหารต่างๆ

- มีความรู้ความเข้าใจเรื่องการดูแลรักษาพลังงานสิ่งแวดล้อม ป้องกันไม่ให้เกิดกลิ่นเหม็น และมลภาวะทั้งทางน้ำและอากาศ รวมถึงการใช้พลังงานสะอาด พลังงานประหยัดทั้งประปาและไฟฟ้า

- ช่วยในการดูแลรักษาความปลอดภัยในทรัพย์สินและชีวิตภายในบริเวณพื้นที่ส่วนตัว ซึ่งบริษัทบริหารจะจัดหาให้มีเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยเข้ามาช่วยสอดส่องและดูแลความปลอดภัยตลอด 24 ชั่วโมง ควยตรวจตราบุคคลเข้าออกชุมชน เพื่อเพิ่มความมั่นใจให้กับผู้ที่อยู่อาศัย

- มีความรู้ความเข้าใจในกฎระเบียบ ข้อบังคับ ข้อกฎหมาย เช่น การฟ้องร้องเพื่อรักษาผลประโยชน์ของนิติบุคคลอาคารชุด การขึ้นทะเบียนและการขออนุญาตต่างๆ

- การปรับปรุงซ่อมแซมอาคารและงานระบบภายในอาคาร ไม่ว่าจะเป็นระบบลิฟท์ ไฟฟ้า ประปา ทางเดิน พื้นที่ถนน รั้วรอบอาคาร โดยมีความคำนึกถึงประโยชน์ใช้สอย ความสวยงาม และความปลอดภัย

- รักษาผลประโยชน์ที่ดีของเจ้าของกรรมสิทธิ์ร่วมในอาคาร โดยการเป็นตัวกลางในการซื้อขาย หรือ แลกเปลี่ยน ห้องชุดภายในอาคาร

- พนักงานและบุคลากรควรมีการสื่อสารสัมพันธ์ที่ดีกับสมาชิกเจ้าของกรรมสิทธิ์ร่วมอาคารชุด เป็นการสื่อสารที่รวดเร็วและทั่วถึง

- ต้องจัดให้มีการทำประกันความรับผิดชอบ เพื่อชดใช้ความเสียหายที่อาจขึ้นจากความบกพร่องของบริษัทบริหารนิติบุคคล

- ที่สำคัญต้องมีความเชี่ยวชาญในการดูแลความสะอาดอย่างถูกสุขลักษณะ ช่วยดูแลเรื่องการจัดการกับสิ่งปฎิกูลและขยะมูลฝอยได้อย่างมีประสิทธิภาพ

- มีการจัดการประชุมคณะกรรมการนิติบุคคลและผู้อยู่อาศัยเป็นประจำทุกปี เพื่อให้รับรู้ถึงข้อคิดเห็นและปัญหาของที่พักอาศัย และยังมีการรายงานการดำเนินการจัดทำบัญชีทรัพย์สินที่ได้จากการชำระค่าส่วนกลาง เพื่อให้เกิดความโปร่งใส

- พร้อมทั้งยังเป็นตัวแทนนิติบุคคล ติดต่อประสานงานกับหน่วยงานภาครัฐ หรือนำข้อมูลข่าวสารจากรัฐมาเผยแพร่ให้สมาชิกได้รับทราบ เพื่อรักษาสิทธิประโยชน์ที่พึงมี

 

ซึ่งรายการที่กล่าวมาข้างต้นก็เป็นส่วนหนึ่งของการจัดการ นอกจากนี้ยังมีการจัดการอื่นๆอีกหลายอย่างที่ยังไม่ได้ถูกนำมากล่าวถึงในบทความนี้ ซึ่งนับว่าเป็นบริการที่คุ้มค่าสำหรับโครงการนิติบุคคลอาคาร ที่มีผู้อาศัยอยู่ร่วมกันจำนวนมากและปัญหายิบย่อยที่เกิดขึ้นในพื้นที่ที่ต้องการแก้ไขในแต่ละวัน ในหลายปัญหาที่ว่านั้น เป็นปัญหาที่จำเป็นต้องใช้ทักษะความรู้ความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง ที่มีความรู้ความเข้าใจ ในการแก้ปัญหา ทั้งนี้คณะกรรมการควรต้องใช้ความละเอียดในการคัดเลือกบริษัทบริหารนิติบุคคลเป็นอย่างดี โดยดูจากผลงานที่ผ่านมา หากเลือกบริษัทได้อย่างถูกต้องแล้วก็จะก่อให้เกิดประโยชน์ต่อนิติบุคคลและเจ้าของร่วมกรรมสิทธิ์เป็นอย่างมาก